【人事担当者向け】外国人採用のプロセス
～採用と就労ビザの取得まで～

外国人を採用する場合どういう点に注意すべきか？

外国人を採用する際に、人事担当者様がまず確認しておきたいのは、入国管理局から当該外国 人に就労を許可してもらえなければ、内定を出しても意味がないということです。
ですので、採用担当としては外国人応募者がそもそも御社で、就労ビザの面からも就労可能な のか予測した上、内定を出した後は、 実際に就労ビザを取らなければならないということです 。
そもそも、法的にビザが取れない外国人に内定を出しても、後々ビザが出ないとなれば、採 用計画に大 幅な変更が必要になってきてしまいます。

就労ビザの審査期間はどのくらい？

就労系の在留資格（ビザ）の審査期間はどのくらいか？
平均的には1カ月前後ですが、現実的には2カ月、3カ月かかる場合もありますし、2週間くらい で審査が終わる場合もあります。法律上は一応審査期間として３カ月までに結果を出すとなっ ています。
ですが、結局案件によって審査期間はバラバラになっているのが現実です。なぜこんなに案件 によって審査期間がバラバラかと言う事ですが、「認定」なのか「変更」なのか「更新」なの かによって、まず審査期間が違います。
一番短いのが「更新」で次に「変更」、「認定」が一番時間がかかるケースが多いです。申請 の種類以外の要素としては、会社の信用力や本人の問題などでも変わってきます。

また、入国管理局の混み具合によっても変わってきます。通常毎年２月～５月あたりまでは外 国人の在留資格更新や変更申請が多くなる傾向にあり、入国管理局の繁忙期にあたります。よ ってこの時期に申請した案件は審査期間が長くなる傾向があります。
ですので、友人は２週間で下りたとか１カ月で下りたのに、なぜ自分は１カ月以上何も音沙汰 がないのかと不安になる方もいらっしゃいますが、その友達のケースは友達のケースであって 基本的に何の基準にもなりません。

中途採用する時の注意点（就労ビザ）

外国人を中途採用する場合、就労ビザの手続きはどうする？
中途採用で転職者を採用する場合は、現に持っている在留資格は、以前の会社の職務内容と本 人の学歴を照らしあわせて許可されているものですから、転職先でも就労可能とは限りません 。

コンプライアンス（法令遵守）を徹底するには「就労資格証明書」を取得しておくことをお勧 めします。「就労資格証明書」とは、転職する前に、この会社で働けるかどうか入国管理局に お墨付きをもらう申請です。
中途採用する場合は、まずその外国人が現在持っている在留資格の種類を見ます。例えば、「 技術」の在留資格だった場合、御社での就労予定業務がIT関連やその他技術関連だったらあま り問題にはなりませんが、例えば、営業や貿易業務の場合はほとんど就労できない場合のほう が多くなります。
中途採用では次の２つのやり方になります。
①就労資格証明書の申請をして、この会社で働けることを証明する
②次の在留資格の更新時まで基本的に何もしないで更新手続きの時に転職した会社の資料を提出する
２の場合の注意点 ・外国人本人は契約機関に関する届出だけは転職してから１４日以内にしておく必要はあります。
・転職した会社で働くことが認められなかった場合は、いきなり不許可にされるリスクがあります

留学ビザから就労ビザへの変更はいつ申請すべきか？

留学から就労への在留資格変更の申請はいつするべきか？
入国管理局では留学生の新卒者については12月ごろから申請の受け付けはしています 。
入社日である4月1日には間に合うように許可するように配慮してくれているようです が、ただ、この時期は大勢の外国人の申請が重なり2月下旬以降に申請を出した場合は 、許可が出るのが5月以降になることも珍しくありません。
また、3月に申請を出せば6月まで結果が来ないということもよくあります。新卒外国 人に内定を出した会社としては、本人に申請を任せきりにすることは避け、会社とし て申請を管理しておくことが必要です。
留学のビザと就労のビザは手続きが全く違いますので、外国人本人は基本的に正しい 知識を持っていることはまれです。

人事部として確認しておくべきこと（外国人雇用）

入国管理局では留学生の新卒者については12月ごろから申請の受け付けはしています。
入社日である4月1日には間に合うように許可するように配慮してくれているようですが、ただ、この時期は大勢の外国人の申請が重なり2月下旬以降に申請を出した場合は、許可が出るのが5月以降になることも珍しくありません。
また、3月に申請を出せば6月まで結果が来ないということもよくあります。新卒外国人に内定を出した会社としては、本人に申請を任せきりにすることは避け、会社として申請を管理しておくことが必要です。
留学のビザと就労のビザは手続きが全く違いますので、外国人本人は基本的に正しい知識を持っていることはまれです。

雇用契約書作成時の注意

外国人社員と会社との雇用契約書を作る時に注意点はあるか？
通常、日本人社員用に作っている雇用契約書をそのまま使っても大丈夫ですが、外国人に対してはいくつか注意点もあります。それは入国管理局に雇用契約書のコピーを提出しなければならないからです。基本的には下記のことに注意して作成すれば大丈夫です。
まず、
①職務内容
②就業場所
③勤務期間
④職務上の地位
⑤5給与
上記は、申請しようとする在留資格の審査基準を満たす必要があります。
また、「本契約は日本政府により入国（在留）許可されない場合は発効しないものとする」という文言を入れるのも一般的です。給与は同レベルの日本人と同等以上であることも一応の基準です。
参考までに雛型を下記に記しますが、使用は自己責任でお願いたします。当事務所にビザ申請を依頼したお客様の場合は、当事務所が責任を持ちます。

就労ビザ申請では雇用理由書は必須か？

就労ビザで雇用理由書は必ず必要か？
当事務所で代行して申請する場合は雇用理由書は必ずつけています。雇用理由書はなくても申請の受付まではしてもらえるため、ご自身で手続される方は、理由書なしでそのまま申請してしまう方もいるようです。
ただし、これは入国管理局としては、提出された書類について何が書いてあるか理解できない原因となり、いきなり不許可か、追加説明文の提出要求を後からされる原因となります。
雇用理由書は大きく、会社側が書くものと、外国人本人が書くものの2種類あります。不許可や追加書類の要求を防ぐため、原則的にはつけるものというのが、申請取次行政書士の間では常識になっています。

人事担当者様

外国人を雇用することになったら 職種に応じた「就労ビザ」の取得が必要です。
就労ビザ申請は、複雑で大変です。

その理由は…
​ ・まず必要書類を準備する
・書類の作成時間の確保し、書類の申請提出しなければならない。
・最大の課題は「採用理由書」を作成しなければならない
内容は、まず、企業の概要から説明し、なぜその外国人を雇う必要性や外国人の学歴、職歴などから雇う企業との整合性などを説明しなければならないからです。
もちろん虚偽の記載は罪になります。
​ 仮に、不許可となりますと、もちろん雇用もできません。当初の予定も遅れが生じます。
​ 最悪のケースは、また申請のやり直しとなりますと、また書類作成からとなり時間を無駄に過ごすことになりかねません。

こんな悩みありませんか？